La transition vers la facturation électronique est une étape décisive pour la digitalisation de votre étude. Pour vous aider à y voir clair, nous avons rassemblé les réponses aux questions les plus fréquentes sur cette réforme et sur la manière dont Visio-Expert vous accompagne.
1. Quels sont les objectifs fondamentaux de cette réforme ?
La réforme poursuit trois objectifs stratégiques majeurs :
- Fiabilisation Fiscale : En structurant les données, l’État vise à automatiser la collecte de la TVA et à renforcer la lutte contre la fraude, garantissant ainsi une plus grande équité fiscale.
- Modernisation des Processus : L’automatisation de bout en bout réduit les coûts administratifs, diminue drastiquement les risques d’erreurs humaines et accélère les cycles de paiement entre entreprises.
- Interopérabilité Européenne : En adoptant des standards comme UBL via le réseau PEPPOL, la Belgique s’intègre dans un écosystème numérique européen, simplifiant les échanges transfrontaliers.
2. En pratique, quel est l’impact principal sur le quotidien d’une étude notariale ?
Le changement principal est le passage d’un document “image” (le PDF) à un fichier “data” (le format UBL). Concrètement, cela signifie que :
- Les factures de vos fournisseurs n’auront plus besoin d’être encodées manuellement. Les données seront lues et intégrées automatiquement par Visio-Expert.
- Les factures que vous émettez pour vos clients B2B devront être générées dans ce format structuré. Un simple PDF envoyé par e-mail n’aura plus de valeur légale pour ces transactions.
3. Quel est le rôle exact du réseau PEPPOL dans ce nouvel écosystème ?
PEPPOL n’est pas un logiciel, mais un protocole de communication et un annuaire sécurisé. Il faut l’imaginer comme un “GPS” couplé à un “service postal certifié” pour les données de facturation. Il garantit que le fichier de données émis par votre logiciel (identifié par votre numéro de TVA) soit acheminé de manière sécurisée et infaillible vers le bon destinataire (identifié par son propre numéro de TVA), quel que soit le logiciel comptable que ce dernier utilise.
4. Comment Visio-Expert assure-t-il la conformité et simplifie-t-il cette transition ?
Visio-Expert agit comme votre Point d’Accès PEPPOL intégré et intelligent. Notre solution ne se contente pas de vous “connecter” au réseau ; elle utilise les données reçues pour optimiser votre comptabilité notariale.
- En émission : Vos factures de vente sont automatiquement générées au format UBL et transmises sur PEPPOL, en toute transparence.
- En réception : C’est là que réside notre plus grande valeur ajoutée. Visio-Expert analyse les données de la facture reçue pour proposer une ventilation analytique vers le compte particulier du dossier client approprié. Nous allons au-delà de la simple conformité pour offrir une véritable intelligence comptable.
5. Quelle est l’action prioritaire à mener pour préparer mon étude ?
L’action la plus urgente et la plus critique est la fiabilisation de vos données tiers. Le réseau PEPPOL fonctionne grâce à des identifiants uniques. Il est donc impératif de vérifier et de mettre en conformité chaque fiche client et fournisseur dans Visio-Expert avec les données de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) :
- Dénomination sociale exacte
- Numéro de TVA / d’entreprise valide
- Adresse complète et normalisée
Mise en garde : Une seule donnée incorrecte suffira à ce que le réseau PEPPOL rejette systématiquement la facture, bloquant ainsi le paiement ou l’enregistrement comptable.
6. Quels sont les risques concrets en cas de non-conformité au 1er janvier 2026 ?
Les risques sont à la fois financiers et opérationnels :
- Blocage des paiements clients : Vos factures émises vers des clients B2B seront rejetées, et vous ne pourrez donc pas être payé.
- Rejet de la déductibilité TVA : Les factures de vos fournisseurs reçues en format non conforme ne seront plus considérées comme valides, ce qui pourrait remettre en cause votre droit à la déduction de la TVA.
- Paralysie administrative : L’incapacité à échanger des documents conformes isolera votre étude et créera des blocages comptables importants.
7. Quelle est la meilleure approche pour aborder cette transition sereinement ?
Nous vous recommandons une approche stratégique en trois temps :
- Anticiper : Profitez du temps qu’il reste pour réaliser l’audit et le nettoyage de vos données tiers. C’est le socle de tout le système.
- Former : Accompagnez vos équipes dans la compréhension des nouveaux flux. Leur rôle évoluera de la saisie vers le contrôle et la validation, des tâches à plus haute valeur.
- Planifier : Utilisez les mises à jour progressives de Visio-Expert pour tester les processus d’envoi et de réception, et pour définir en amont vos circuits de validation internes.
Conclusion : Un partenaire pour votre transformation numérique
Chez Visio-Expert, nous avons intégré la facturation électronique comme une évolution native de notre plateforme, et non comme un module externe. Notre engagement est de vous fournir une solution robuste, intelligente et parfaitement adaptée aux exigences du notariat, pour faire de cette transition une opportunité de croissance et d’efficacité. Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner à chaque étape de ce projet.
