L’échéance du 1er janvier 2026 approche, et avec elle, l’obligation pour toutes les études notariales en Belgique d’adopter la facturation électronique. Cette transition réglementaire est bien plus qu’une simple formalité technique ; c’est une refonte complète des flux d’informations financières. Ce guide a pour but de clarifier les enjeux de cette réforme et de démontrer comment Visio-Expert a transformé cette obligation en une solution nativement intégrée, pensée spécifiquement pour le notariat.
Qu’est-ce qu’une Facture Électronique, concrètement ?
Il est crucial de distinguer la future norme de ce que nous connaissons. Une facture électronique n’est pas un fichier PDF envoyé par e-mail. C’est un fichier de données structurées (au format UBL, le plus courant en Belgique) dont l’intégralité du cycle de vie est numérique.
La différence est fondamentale : un PDF est une “image” que l’humain ou un logiciel doit déchiffrer. Une facture électronique est un “langage” que les systèmes informatiques comprennent instantanément et sans erreur. Cela garantit une transmission de l’information (montants, TVA, références) avec une fiabilité de 100 %, de l’émetteur au récepteur.
Pourquoi cette évolution est-elle un levier pour votre étude ?
Au-delà de la conformité, les bénéfices opérationnels sont directs et mesurables.
- Fiabilité fiscale et administrative Les données structurées et les réseaux sécurisés éliminent les erreurs de saisie, les doubles encodages et les risques de fraude. La traçabilité de chaque facture est absolue, renforçant la sécurité juridique de vos opérations comptables.
- Automatisation des processus chronophages L’intégration automatique des factures d’achat et la génération des factures de vente libèrent vos collaborateurs des tâches répétitives. Ce gain de temps peut être réinvesti dans des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le suivi des dossiers et le conseil client.
- Optimisation de la trésorerie Des processus de facturation plus rapides et plus fiables mènent à des cycles de paiement raccourcis. Le suivi en temps réel offert par des plateformes comme Visio-Expert permet un meilleur pilotage de vos liquidités.
Quel est le calendrier officiel en Belgique ?
Le délai est désormais fixé. À compter du 1er janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique, sans exception de taille, devront être capables d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées pour leurs transactions B2B. L’ère du PDF et du papier comme support de facturation valide entre entreprises prendra fin à cette date.
Comment fonctionne l’écosystème belge ? Le rôle de PEPPOL
La Belgique a fait le choix de l’interopérabilité en s’appuyant sur le réseau paneuropéen PEPPOL. Il faut voir PEPPOL non pas comme un logiciel, mais comme un ensemble de règles et une sorte d’annuaire sécurisé. Chaque entreprise est enregistrée sur le réseau via son numéro de TVA.
Pour envoyer ou recevoir une facture via ce réseau, votre étude doit utiliser un Point d’Accès (Access Point) certifié. Ce Point d’Accès est la porte d’entrée et de sortie de votre logiciel vers l’écosystème de la facturation électronique.
Visio-Expert : Votre Point d’Accès PEPPOL intelligent
De nombreux acteurs peuvent fournir un Point d’Accès. La force de Visio-Expert est d’avoir intégré cette fonction au cœur de sa solution de comptabilité notariale. Visio-Expert n’est pas juste un “tuyau” vers PEPPOL ; c’est un système intelligent qui comprend le contexte de chaque facture.
La plus grande valeur ajoutée réside dans sa capacité à traiter la complexité unique au notariat : la ventilation des factures d’achat dans les comptes particuliers des dossiers.
Des fonctionnalités conçues spécifiquement pour le Notariat
Grâce à son intégration native, Visio-Expert offre des services qui vont bien au-delà de la simple conformité :
- Imputation analytique automatisée Lors de la réception d’une facture d’un fournisseur (par ex. un géomètre), Visio-Expert peut, sur base d’une référence de dossier présente dans la facture, proposer de l’imputer directement au bon dossier client. C’est la fin de la recherche manuelle et des erreurs de ventilation.
- Archivage à valeur probante intégré Chaque facture électronique, émise ou reçue, est automatiquement archivée dans un format légal et sécurisé au sein de Visio-Expert, garantissant un accès simple et une conformité parfaite en cas de contrôle.
- Suivi du cycle de vie complet Depuis votre tableau de bord, vous suivez le statut de chaque facture en temps réel : reçue, validée, imputée, payée. Vous gardez un contrôle total sur vos flux.
Votre plan d’action vers 2026
Pour une transition réussie, voici les étapes clés à initier dès aujourd’hui :
- Auditer la qualité de vos données : Assurez-vous que chaque fiche client et fournisseur dans Visio-Expert est 100% conforme aux données de la BCE (dénomination, n° TVA, adresse). C’est un prérequis non négociable.
- Définir vos nouvelles procédures : Mettez en place les circuits de validation internes pour les factures entrantes afin de tirer pleinement parti de l’automatisation.
- Former vos équipes au pilotage : Le rôle de vos collaborateurs évolue de la saisie de données vers la supervision et l’analyse, des compétences à plus forte valeur.
Conclusion
La facturation électronique est une évolution inéluctable, mais elle ne doit pas être subie. Avec Visio-Expert, vous disposez d’un partenaire qui a déjà intégré cette nouvelle norme au cœur de ses processus, en l’adaptant aux spécificités de votre métier.
Notre objectif est simple : faire de cette obligation légale un levier de productivité, de sécurité et d’efficacité pour votre étude.
