Dans une étude notariale, l’informatique est devenue un maillon critique de la chaîne de valeur. Comptabilité, actes, échanges sécurisés, plateformes fédérales, e-mails, Peppol, sauvegardes… tout repose sur un système informatique fiable et disponible en permanence.
Pourtant, le budget IT reste souvent perçu comme un centre de coûts difficile à maîtriser, avec des dépenses qui augmentent sans toujours apporter de gains visibles.
La bonne question n’est donc pas « comment réduire les coûts informatiques ? », mais plutôt :
comment structurer son informatique pour éviter les dépenses inutiles, sécuriser l’activité et investir là où cela a un réel impact.
Dépenser moins… en évitant surtout de dépenser mal
Dans le notariat, rogner sur la sécurité, les sauvegardes ou le support est rarement une bonne idée. Les économies réalisées à court terme peuvent se transformer, quelques mois plus tard, en coûts bien plus élevés : arrêt de l’étude, perte de données, incident de sécurité, pression réglementaire ou perte de confiance des clients.
Une gestion IT efficace repose sur une vision claire à court, moyen et long terme, avec des priorités définies et des investissements planifiés.
1. Reprendre le contrôle du parc informatique
Dans de nombreuses études, le parc informatique s’est construit par couches successives : nouveaux postes ajoutés, logiciels empilés, licences renouvelées par habitude. Résultat : une complexité inutile et des coûts invisibles.
Un audit sérieux permet de répondre à des questions simples, mais essentielles :
- Quels équipements sont réellement utilisés ?
- Quelles licences sont indispensables… et lesquelles ne le sont plus ?
- Où se situent les points de fragilité du système ?
Cette visibilité est le premier levier pour rationaliser les coûts sans dégrader le service.
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2. Prévenir plutôt que subir les incidents
Chaque panne coûte plus qu’on ne l’imagine : temps perdu, stress, désorganisation, parfois même report de rendez-vous ou retard dans les dossiers.
Passer d’une informatique réactive à une informatique préventive change radicalement la donne.
La supervision continue des serveurs, postes et services critiques permet de détecter les anomalies avant qu’elles ne deviennent bloquantes. C’est souvent là que se cachent les économies les plus durables.
3. Sécuriser les données, protéger l’activité
Les données notariales sont parmi les plus sensibles qui soient. Un incident de type ransomware ou une perte de données ne se limite pas à un problème technique : il s’agit d’un risque opérationnel, financier et réputationnel majeur.
Mettre en place une stratégie de sauvegarde robuste, avec des restaurations testées et un plan de reprise clair, n’est pas une dépense superflue. C’est une assurance de continuité qui évite des coûts autrement bien plus lourds.
4. Un support informatique qui fait vraiment gagner du temps
Un bon support ne se mesure pas au nombre de tickets ouverts, mais à la rapidité avec laquelle les utilisateurs peuvent retravailler normalement.
Pour une étude notariale, cela implique :
- un accès rapide à des techniciens qui connaissent l’environnement métier,
- des interventions à distance efficaces,
- des interventions sur site planifiées lorsque nécessaire,
- des engagements clairs sur les délais de résolution.
Un support bien dimensionné permet de réduire les interruptions… et donc les coûts indirects.
5. La messagerie : le point faible le plus exploité
Aujourd’hui encore, la majorité des attaques réussies passent par l’e-mail. Phishing, fraude au président, usurpation d’identité : les études notariales sont des cibles privilégiées.
Une messagerie sécurisée, combinée à des filtres avancés et à la sensibilisation des collaborateurs, permet de réduire drastiquement ces risques. Former les utilisateurs coûte peu, mais évite beaucoup.
6. Faire durer le matériel plus longtemps, intelligemment
Remplacer trop tôt des postes de travail encore exploitables est une erreur fréquente. À l’inverse, conserver du matériel mal entretenu génère lenteurs et pannes.
Une maintenance proactive (mises à jour, nettoyage logiciel, supervision) permet d’allonger la durée de vie des équipements, de stabiliser le parc et de lisser les investissements dans le temps.
Une approche globale, adaptée aux réalités du notariat belge
Réduire les coûts informatiques n’est jamais le résultat d’une mesure isolée. C’est le fruit d’une stratégie cohérente, qui intègre la sécurité, la continuité d’activité, le support utilisateur et la gestion du parc.
Un partenaire IT qui connaît les contraintes spécifiques du notariat belge est en mesure d’apporter cette vision d’ensemble et d’accompagner l’étude dans la durée.
Visio Consulting accompagne les études notariales avec une approche pragmatique : partir de l’existant, identifier les leviers d’optimisation concrets et construire une informatique plus simple, plus sûre et financièrement maîtrisée.
